Qui peut utiliser cette fonction ?

  • Administrateurs et instructeurs + back office
  • Premium BASIC / Add-On « Gestion efficace de la clientèle »

SportsNow crée et envoie automatiquement une facture pour chaque abonnement vendu. Chaque facture possède un numéro de facture unique. Celui-ci sert de motif de paiement pour le paiement par facture/virement ou au studio pour l'attribution des entrées de paiement. Toutes les factures des studios basés en Suisse contiennent automatiquement le Swiss QR-Code (facture QR).


Bon à savoir

  • Tu peux ouvrir la facture d'un abonnement directement dans les détails du client. Clique sur le numéro de facture de l'abonnement. Pour voir le numéro de facture, clique sur le signe « + » dans l'abonnement.
  • Sur la facture, la date d'impression de la facture ainsi que l'URL apparait dans l'en-tête et le pied de page. Si tu souhaites que ces zones ne soient pas affichées sur la facture, tu peux les désactiver directement dans les options de la fenêtre d'impression (par défaut, en masquant l'en-tête et le pied de page).
  • Pour d'autres fonctions concernant les factures et les finances, nous te recommandons l'intégration à bexio : Intégration avec bexio
  • Les factures qui sont synchronisées avec bexio sont marquées en vert dans la colonne « État du paiement ». En cliquant dessus, tu accèdes directement à la facture bexio.


Paramètres de payment

  • Pour que tes clients puissent payer par facture/virement, tu peux indiquer tes coordonnées bancaires. Tu en apprendras plus ici : Saisir les coordonnées bancaires
  • Tu peux saisir des informations supplémentaires qui seront affichées sur toutes les factures et les confirmations d'assurance maladie : Saisis les informations supplémentaires pour la facture et la confirmation de l'assurance maladie
  • Les factures ouvertes sont triées selon la date de la facture. La date de la facture peut être réglée soit sur la date d'achat, soit sur le début de l'abonnement comme suivant : 
    • Dans le domaine d'administrateur, clique sur « Configurer mon studio » - « Autres paramètres » - « Paramètres de paiement ».
    • Fais défiler l'écran jusqu'à « Date de facturation » et choisi et sélectionne le paramètre souhaité.
    • Clique sur « Enregistrer les paramètres ».
  • Tu peux également indiquer une adresse e-mail à laquelle une copie de la facture sera envoyée:
    • Dans le domaine d'administrateur, clique sur « Configurer mon studio » - « Autres paramètres » - « Paramètres de paiement ».
    • Fais défiler l'écran jusqu'à « Paramètres de facturation avancés » - « E-mail pour copie » et entre l'adresse e-mail souhaitée à laquelle une copie de la facture doit être envoyée.
    • Clique sur « Enregistrer les paramètres ».
  • Il est également possible d'émettre automatiquement des rappels en cas de non-paiement éventuel de tes membres. Tu trouveras plus d'informations ici : Rappels automatisés
  • Si un membre ne paie pas ses factures, tu peux définir que son compte soit automatiquement bloqué : Blocage automatique du compte pour non-paiement


Options d'affichage « Mes finances »

  • Changer la vue : Sélectionne les factures qui doivent être affichées :
    • Montrer les factures ouvertes : Montrer toutes les factures ouvertes.
    • Montrer les factures non payées : Montrer toutes les factures non payées
    • Montrer les factures payées : Montrer toutes les factures payées.
      Tu peux également sélectionner la période souhaitée.
    • Montrer toutes les factures : Afficher toutes les factures.
      Tu peux également sélectionner la période souhaitée.
  • Période : sélectionne la période pour laquelle les factures correspondantes doivent être affichées :

    Remarque : uniquement possible pour « Montrer les factures payées » ou « Montrer toutes les factures ».

    • Les 30 derniers jours

    • Les 7 derniers jours

    • Mois dernier 

    • La semaine dernière

    • Hier

    • Aujourd'hui

    • Personnalisée (choisis ton propre période)

  • Mode de paiement : Filtrer par mode de paiement :
    • Tous
    • Paiement cash
    • Facture / Virement bancaire
    • Carte de crédit
    • TWINT
    • Crédit client
  • Expédition des factures : Tu peux filtrer par type d'envoi de factures :
    • Tous
    • En ligne par e-mail
    • Hors ligne (le client n'a pas d'e-mail)


Étape-par-Étape

Sur le web

  • Clique dans le domaine d'administrateur sur « Mes finances ».
  • Tu vois toutes les factures et tu peux ajouter des fonctions de filtrage. Il y a aussi un champ de recherche où tu peux chercher un membre.
  • En cliquant sur « Choisir des factures » tu peux sélectionner une, plusieurs ou toutes les factures en même temps. 
  • Après avoir sélectionné les factures, appuie sur « Paiements reçus » en bas.
  • En cliquant sur le signe « + », tu peux afficher tous les détails d'une facture spécifique.
  • Clique sur « Action » pour une facture afin de la modifier avec différentes options.


Options de paiement

  • Payer : Tu as reçu le paiement et tu peux noter cette facture comme réglée.
  • Annuler : La facture est incorrecte ou pas importante et tu dois l'annuler.
  • Changer montant : Le prix des abonnements a changé et tu peux adapter le montant de la facture.
  • Changer mode de paiement : Modifie le mode de paiement, par exemple d'espèces à carte de crédit.
  • Changer la date de facturation : Tu peux changer la date de la facture ainsi que la date à laquelle doit être payée la facture.
  • Paiement partiel reçu : Entre le montant reçu jusqu'ici pour la facture correspondante.
    Note : Tu peux entrer tout paiement partiel avec la date de réception. Plusieurs paiements partiels peuvent être enregistrés par facture. En outre, tu as dans le projet de loi un aperçu des montants, qui a comptabilisé le montant et des paiements partiels enregistrés.
  • Envoyer le 1er rappel : Envoie le premier rappel par e-mail au destinataire de la facture.
  • Envoyer la facture à nouveau : La facture est renvoyée par e-mail.
    Note : Si tu as connecté ton SportsNow à bexio, les fonctionnalités « envoyer un rappel » et « renvoyer ma facture » ne seront pas disponibles dans SportsNow, mais dans bexio.
  • Imprimer la facture : La facture est imprimée.
  • Imprimer la facture sans logo : La facture est imprimée sans ton logo.
  • Imprimer la confirmation de l'assurance maladie : La condition préalable est que la facture a été payée.
  • Rouvrir : Tu veux rouvrir la facture et la marquer comme non payée.


Invoice options with bexio

  • Synchroniser avec bexio: Si l'intégration de bexio est activée et qu'une facture n'est pas encore synchronisée avec bexio, cette fonction permet de lancer la synchronisation pour cette facture.
  • Réinitialiser la synchronisation de bexio: Supprime la synchronisation avec bexio pour cette facture. Si nécessaire, la synchronisation peut être relancée en utilisant «Synchroniser avec bexio».