Qui peut utiliser cette fonction ?

  • Administrateurs et instructeurs + back office
  • Premium BASIC / Add-On « Gestion efficace de la clientèle » 

SportsNow te donne la possibilité d'importer les données de tes membres sous forme de liste. Cela est particulièrement utile si tu souhaites passer d'un logiciel existant à un autre. Tu peux importer toi-même les données de tes membres à l'aide de notre modèle. Le modèle est basé sur Google Tableaux, c'est-à-dire que tu peux saisir colonne par colonne (prénom, nom, adresse, etc.) les données de tes membres. Si tu as déjà une liste existante, tu peux éventuellement transférer les données directement dans notre modèle. Cependant, il faut que tu remplisses correctement les données dans notre modèle. 


Bon à savoir

  • Avant d'importer tes données d'adhésion complètes, assure-toi que tu :
    Ont fini d'installer et de tester ton studio : Étape 2: Configurer le studio
    A informé tes membres de l'importation : Passer à SportsNow
  • Important : ne lance pas l'importation avec les mêmes données plus d'une fois, car cela pourrait entraîner des doublons de la part de membres qui n'ont pas d'adresse électronique.
  • Si tu importes des membres avec des abonnements, le paramètre spécial « Désactiver le système d'abonnement et de facturation. Les cours et les rendez-vous sont réservés directement et sans abonnement. » ne doit pas être activée. Tu peux trouver ce réglage sous « Configurer mon studio » - « Autres paramètres » - « Paramètres spéciaux ».


Étape-par-Étape

Charger le modèle

Sur le web

  • Clique sur « Mes clients » dans le domaine d'administrateur.
  • Clique sur « Créer un membre ».
  • Clique sur « Liste d'importation ».
  • Suive maintenant les instructions et chargez le modèle via « Charger le modèle ».
  • Après avoir chargé le fichier, clique dans le fichier sur « Fichier », puis sur « Créer une copie ».
  • Entre un nouveau nom pour le fichier.
  • Tu as créé ton propre modèle, que tu peux maintenant remplir avec tes données de membre.

Cette fonction n'est disponible que sur le web.

Remarque : Connecte-toi avec ton compte Google afin de pouvoir faire une copie. Crée un compte si tu n'en as pas déjà un. (gratuit)


Remplir le modèle avec les données

Remplis ton modèle avec des données et note l'ordre des champs (colonnes). Nous avons résumé ici les conseils et astuces les plus importants :

  • Utilise les feuilles de calcul de Google : Pour que l'importation soit réussie, la liste doit fonctionner avec le modèle donné à Google Sheets. Les listes et les fichiers CSV d'autres systèmes peuvent entraîner des erreurs techniques et ne sont pas pris en charge par défaut.

  • Importer des fichiers CSV externes : Si tu as pu exporter tes données membres de ton système existant sous forme de fichier CSV, tu peux les importer à Google Sheet pour obtenir une feuille de calcul. Tu peux copier les données du tableau, colonne par colonne, dans notre modèle.

  • Considère le format : Les options de saisie ainsi que le format de saisie doivent être strictement respectés, sinon l'importation ne fonctionnera pas.
    Les champs avec un petit triangle dans le coin supérieur gauche (1ʳᵉ ligne) contiennent des informations importantes sur les options de saisie et le format de saisie autorisé. Tu trouveras également ici des informations sur l'importation des cotisations existantes des membres. Nous te montrons ci-dessous, étape par étape, comment importer dans le modèle les membres ayant un abonnement existant.
    • Exemple « Salutation » : Ici, tu ne peux saisir que les valeurs «female» ou «male».
    • Exemple « Anniversaire » : la date doit être saisie sous forme de nombre, par exemple « 01.11.1997 » (et non pas le 1er novembre 1997).
  • Membres sans abonnement : si le membre n'a pas d'abonnement existant, laisse les colonnes M à R vides.


Importer un membre avec un abonnement

  • Crée tes abonnements dans « Configurer mon studio ». Tu trouveras plus d'informations sur la création d'abonnements ici : Enregistrer les abonnements existants
  • Tu trouveras sous « Mes abonnements » tous les abonnements que tu proposes. Cherche l'abonnement souhaité et retiens l'ID (tout à gauche). L'ID est un numéro unique qui identifie clairement l'abonnement. Dans l'exemple, tu vois que l'ID est « 3650 ».
  • Va au modèle d'importation et remplis les colonnes A à L comme décrit précédemment. 
  • Colonne M (« Abonnement SportsNow ») : Ici, tu peux inscrire l'ID de l'abonnement (par exemple 3650).
  • Colonne N : inscris la date à partir de laquelle l'abonnement est valable. (Format dd.mm.yyy, par ex. 15 mars 2019).
  • Colonne O : inscris la date jusqu'à laquelle l'abonnement est valable. (Format dd.mm.yyyy)
  • Colonne P : inscris le nombre de réservations disponibles.
    Par exemple, si l'abonnement a encore deux réservations disponibles, inscris "2". Si l'abonnement peut être utilisé de manière illimitée, inscris un zéro.
  • Colonne Q : indique le mode de paiement.
    Tu as deux possibilités : « invoice»  pour la facture et « cash »  pour le paiement en espèces.
  • Colonne R : indique, en option, si l'abonnement a déjà été payé ou non.
    Si c'est le cas, inscris « yes», sinon laisse cette colonne vide.
  • La capture d'écran ci-dessous te montre à quoi pourraient ressembler les colonnes M à R une fois remplies.

Note : Si tu insères un abonnement dans la colonne M, tu dois également renseigner les colonnes N à Q.


Télécharger la liste en fichier CSV

  • Après avoir rempli la liste, clique sur « Fichier » - « Télécharger en tant que » - « Valeurs séparées par des virgules (.csv, feuille de calcul actuelle) ».
  • Par exemple, enregistre le fichier sur le desktop.
  • Tu as téléchargé une liste complète prête à l'importation.

Note : Si tu apportes des modifications ou des corrections ultérieures au modèle, tu devras le télécharger à nouveau pour que les modifications soient incluses.


Charger la liste dans SportsNow

  • Passe maintenant à SportsNow et clique dans le domaine d'administrateur sur « Mes clients » - « Créer un membre » - « Importer la liste ».
  • Avec « Choisir fichier » tu peux sélectionner et insérer la liste souhaitée. Sélectionnez la liste CSV sauvegardée et cliquez sur « Importer la liste ».
  • Tu obtiendras un aperçu des membres importés. Si l'état est marqué d'une coche verte, tout a fonctionné.
  • Tu peux également envoyer un courrier électronique à tous tes clients importés avec leur identifiant SportsNow. (recommandé)
  • Clique sur « Importer la liste » pour importer tes clients définitivement. Dans le cas d'une longue liste, cela peut prendre un peu de temps.