SportsNow Support Center

Wer kann diese Funktion benutzen?

• Administratoren
• Premium MAX / Add-On «Integration mit bexio»
• Für die Benutzung der bexio Software fallen separate Gebühren seitens bexio an: https://www.bexio.com

SportsNow bietet dir eine Integration mit bexio an. Bexio ist eine Business-Software und ermöglicht es dir, Rechnungen mit deinem eigenen Design zu schreiben. Zudem findet für QR-Rechnungen ein automatischer Zahlungsabgleich zwischen dem E-Banking-Konto und dem bexio-Konto statt. Mit der bexio-Integration kannst du dein Studio mit bexio verbinden und somit gleichzeitig von den Vorteilen beider Systeme profitieren. Deine Rechnungen werden automatisch synchronisiert und bestehende Mitglieder sowie Abonnemente automatisch verknüpft. Das Rechnungswesen wird somit primär mit bexio erledigt und das Verwalten der Mitglieder und Abonnemente mit SportsNow.

Bei Fragen oder Anliegen empfehlen wir dir, dich direkt an unser Support-Team zu wenden. Wir stehen dir gerne, schnell und effizient zur Verfügung.

Wie funktioniert es?

• Sobald ein Mitglied auf SportsNow ein neues Abonnement kauft, wird standardmässig eine Rechnung erstellt (unter Meine Finanzen). Ist die bexio-Integration aktiviert, werden diese Rechnungen automatisch nach bexio transferiert und der Rechnungsstatus synchronisiert.
• Falls der Kontakt in bexio noch nicht vorhanden ist, wird initial das Mitglied automatisch erstellt. Dasselbe gilt für das Produkt (das Abonnement).
• Wenn die Rechnung in bexio bezahlt (oder storniert) wurde, wird die Rechnung auf SportsNow automatisch als bezahlt (oder storniert) markiert.
• Falls du sowohl in bexio als auch in SportsNow bereits deine Mitglieder/ Kontakte hast, so kannst du diese mit deinen Mitgliedern / Abonnementen verknüpfen, damit bei der Synchronisation keine Duplikate entstehen. Standardmässig werden Kontakte anhand ihrer E-Mail-Adressen automatisch abgeglichen, um Duplikate zu vermeiden.

Gut zu wissen

• Es werden nicht sofort sämtliche Mitglieder und Abonnemente aus SportsNow nach bexio transferiert (oder umgekehrt). Ein Mitglied bzw. Abonnement wird erst transferiert, wenn eine entsprechende Rechnung existiert und synchronisiert wird. Ein Import der Mitglieder aus bexio nach SportsNow ist daher nicht möglich.
• Nachdem die Rechnung in bexio erstellt wurde, wird nur der Rechnungsstatus synchronisiert, d.h. nachträgliche Veränderungen an der Rechnung werden nicht übernommen.
• Die Rechnungen werden in bexio basierend auf den aktuellen bexio-Vorlagen erstellt. Mehr zu den Anpassungsmöglichkeiten findest du beim bexio-Support.
• Nur neue Rechnungen werden automatisch synchronisiert, d.h. Rechnungen, die nach der bexio-Integration aktiviert wurden. 
• Wenn du ältere bestehende Rechnungen von SportsNow nachträglich mit bexio synchronisieren möchtest, dann steht dir die Funktion «Bestehende Rechnungen mit bexio synchronisieren» zur Verfügung. Diese Funktion kannst du in den Einstellungen zur bexio-Integration unter «Apps & Integrationen» – «bexio» ganz unten finden.
  Dabei kannst du den gewünschten Zeitraum definieren, aus welchem dann alle offenen und bezahlten Rechnungen synchronisiert werden, wobei die annullierten Rechnungen davon ausgeschlossen sind. Um die Synchronisation auszuführen, klicke auf den Button «Jetzt synchronisieren».
• Alternativ dazu kannst du auch nur einzelne Rechnungen manuell für die Synchronisation unter «Meine Finanzen» auswählen.
• Die Synchronisation wird mehrmals am Tag ausgeführt, d.h. es kann evtl. einen Moment dauern, bis die Rechnungen synchronisiert werden.
• Für den Fall, dass eine Rechnung nicht automatisch synchronisiert wird (grünes bexio-Symbol fehlt beim Rechnungsstatus), besteht die Möglichkeit eine Rechnung manuell für die Synchronisation zu aktivieren. Klicke dazu bei der Rechnung auf «Aktion» - «Mit bexio synchronisieren». 

Schritt-für-Schritt-Anleitung

bexio verbinden 

Im Web

• Voraussetzung ist ein bestehendes bexio-Konto.
• Klicke im Adminbereich auf «Apps & Integrationen» – «bexio».
• Klicke auf «Jetzt bexio nutzen».
• Du wirst automatisch zu bexio weitergeleitet. Falls du noch nicht bei bexio eingeloggt bist, musst du dich zuerst anmelden und kannst danach mit dem Verbinden fortfahren.
• Klicke auf «Zulassen», um SportsNow mit deinem bexio-Konto zu verbinden
• Sobald bexio verbunden ist, stehen dir einige einfache Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.

Einstellungen

• Rechnungen automatisch senden: Ist diese Option aktiviert (Häkchen ist gesetzt), so wird die Rechnung automatisch aus bexio per E-Mail versendet. Wir empfehlen diese Option erst zu aktivieren, wenn sämtliche Vorlagen und Einstellungen korrekt und getestet sind. Wenn diese Option deaktiviert ist, so muss die Rechnung in bexio manuell gesendet werden.
  Sobald das Häkchen gesetzt wird, erscheint ein vorbereiteter Begleittext zur Rechnung, welcher individuell angepasst werden kann. Die Platzhalter, welche standardmässig in diesem Text vorhanden sind, werden beim Versand der Rechnung automatisch mit den korrekten Angaben ersetzt. Es besteht zudem die Möglichkeit zusätzliche Platzhalter, beispielsweise für den Namen, zu verwenden. Alle verfügbaren Platzhalter findest du hier: bexio: E-Mail Texte individualisieren
• Standard MWST Umsatzsteuer: Wähle aus, mit welcher Standard MWST Umsatzsteuer, die Rechnung in bexio erstellt werden soll.
• Produktspezifische MWST Umsatzsteuer verwenden: Optional hast du die Möglichkeit produktspezifische MWST Umsatzsteuer für die Rechnung zu verwenden, welche beim Produkt in bexio definiert sind. Dies wird jedoch nur empfohlen, falls die MWST Umsatzsteuer pro Abonnement unterschiedlich ist.
• Preise: Wähle aus, ob deine Preise inkl. oder zzgl. MWST sind.
• Konto für Barzahlung: Wähle aus, auf welches bexio-Konto (Ertragskonto) gebucht werden soll für Rechnungen mit der Zahlungsart „Barzahlung“.
• Konto für Rechnung / Überweisung / Kreditkarte: Wähle aus, auf welches bexio-Konto (Ertragskonto) gebucht werden soll für Rechnungen aller übrigen Zahlungsarten.
  Hinweis: Zahlungseingänge (wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird) werden in bexio über das Standard-Konto z.B. 1029 (Bank – Systemkonto) gebucht. Das Standard-Konto kann in bexio angepasst werden.
• Bereits online bezahlte Rechnungen nicht synchronisieren: Ist diese Option aktiviert (Häkchen ist gesetzt), werden Rechnungen von Abonnementen, die per Online-Bezahlung direkt gekauft und bezahlt wurden, nicht mit bexio synchronisiert.
• Wenn du fertig bist, klicke auf «Einstellungen speichern».

Standortübergreifende bexio-Nutzung 

Im Web

• Gehe in den Adminbereich des gewünschten verbundenen Standorts zu «Apps & Integration» - «bexio».
• Klicke auf «Jetzt bexio nutzen».
• Der ausgewählte Standort übernimmt die Einstellungen von bexio der Hauptverbindung automatisch. 
• Du kannst für mehrere Standorte auch mehrere Hauptverbindungen nutzen. Logge dich dazu für die verschiedenen Standorte mit den unterschiedlichen bexio-Accounts an.

bexio-Verbindung erneuern

Im Web

• Klicke im Adminbereich auf «Apps & Integrationen» – «bexio».
• Klicke auf «Verbindung erneuern».
• Du wirst automatisch zu bexio weitergeleitet. Falls du noch nicht bei bexio eingeloggt bist, musst du dich zuerst anmelden und kannst danach mit dem Verbinden fortfahren.
  Hinweis: Falls das Studio mehrere bexio-Konten hat, sollte sichergestellt werden, dass entsprechend beim richtigen Konto eingeloggt wird. Das aktuell verbundene bexio-Konto wird unter «Apps & Integrationen» – «bexio» beim Link-Symbol angezeigt.
• Klicke auf «Zulassen», um SportsNow mit deinem bexio-Konto zu verbinden.

bexio-Verbindung trennen

Im Web

• Wenn du dein Studio mit einem neuen bexio-Account verbinden möchtest, dann empfiehlt es sich, die alte bexio-Verbindung zu löschen. Dadurch werden alle alten Einstellungen, verknüpften Rechnungen, Kontakte und Produkte von bexio zurückgesetzt. Um dies zu machen, gehe wie folgt vor: 
• Klicke im Adminbereich auf «Apps & Integrationen» – «bexio».
• Klicke danach auf «bexio nicht mehr nutzen» - «Daten zurücksetzen». 
• Nun hast du alle alten bexio-Daten und die alte bexio-Verbindung gelöscht und kannst deinen neuen bexio-Account verbinden, analog wie oben in der Anleitung erklärt. 

Hinweis: Studios, welche die bexio-Verbindung eines verbundenen Standorts nutzen, müssen die Verbindung nicht erneuern, da die neue Verbindung automatisch vom verbundenen Standort übernommen wird. Entsprechend ist auch kein Hinweis und kein Button «Verbindung erneuern» sichtbar.